Разработка системы автоматизации документооборота

• Номер работы:
  24910
• Раздел:
  Все работы   →   Дипломные работы   →   Информационное обеспечение, программирование
• Год сдачи:
  04.06.2007 г.
• Количество страниц:
  52 стр.
• Содержание:
  Введение 2
  Глава 1 Анализ структуры системы документооборота ОАО «Прима» 7
  1.1 Краткая характеристика ОАО «Прима» 7
  1.2 Структура делопроизводства ОАО «Прима» 8
  1.3 Анализ системы документационного обеспечения и делопроизводства ОАО «Прима» 9
  1.4. Рынок систем делопроизводства и документооборота 12
  Глава 2. Разработка системы автоматизации документооборота на предприятии 22
  2.1. Разработка технологической схемы осуществления электронного документооборота 22
  2.2. Оценка экономической эффективности применения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в ОАО «Прима» 33
  Глава 3. Регламент документооборота на предприятии 37
  Заключение 43
  Список использованной литературы 46
  Приложения 49
  Приложение А 49
  Приложение В 50
  Приложение С 51
  Приложение D 52
• Выдержка из работы:
  Некоторые тезисы из работы по теме Разработка системы автоматизации документооборота
  Введение
  
  В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
  Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
  Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.
  Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:
  • документирование;
  • организация документооборота;
  • систематизация архивного хранения документов.
  В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
  В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:
  • контроль за документом начиная с момента его поступления;
  • централизация контрольных функций;
  • единые нормы документооборота.
  В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в организацию. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в организацию, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.
  Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.
  Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.
  Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.
  Целью настоящей работы является проведение анализа программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота и разработка принципов отбора систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота, и, в частности организация процесса внедрения автоматизации делопроизводства на предприятии