Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Организация документации за рубежом (на примере США) (можно любую другую страну)
ВВЕДЕНИЕ
В современных реалиях результативность деятельности любой компании напрямую связана с грамотной организацией и высоким качеством реализации её бизнес-процессов (стабильного, ориентированного на цель набора взаимосвязанных операций, преобразующих входящие ресурсы в конечный продукт, обладающий ценностью для клиента, посредством определенной технологии).
……………………………………….
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ЗА РУБЕЖОМ
1.1 Понятие «работа с документами», «организация работы» и ее виды
Изучение международного опыта показывает, что в зарубежной практике отсутствует характерная для отечественного документоведения дихотомия широкого и узкого толкования понятия "документ", в том числе и электронного. Это различие обусловлено тем, что в зарубежных нормативных актах, методических материалах и делопроизводственных процедурах четко разграничиваются понятия "запись" (record) и "документ" (document) [5].
Документы содержат информацию и данные, необходимые сотрудникам для выполнения их задач. Они могут быть как структурированными, так и неструктурированными, и сотрудники организации часто обращаются к ним в своей работе. Записи, в свою очередь, служат подтверждением определенных прав или действий в деятельности организации. Хранение, доступ и уничтожение записей регламентируются строгими правилами, и их несоблюдение может повлечь за собой серьезные последствия. В связи с этим европейские стандарты, регулирующие процессы делопроизводства, документооборота и архивного хранения, применяются ко всем типам документов.
В зарубежной практике работа с документами (Record Keeping) рассматривается как создание и обеспечение сохранности объективного, полного и достоверного свидетельства реализации управленческих функций, целей и задач в виде зафиксированной информации. В эту деятельность входят: создание документов в рамках управленческой деятельности, методы обеспечения их соответствия нормативным требованиям, проектирование, внедрение, эксплуатация, доработка и совершенствование систем управления документами, управление документами, содержащими оперативную информацию для выработки и принятия управленческих решений (Records Management), а также ретроспективную информацию (Archives Administration).
Термин "управление документацией" впервые появился в США. Американские исследователи Ф.В. Хортон и К. Леннон подчеркивают, что осознание важности управления документацией возникло в Соединенных Штатах после Второй мировой войны, что связано с резким увеличением объема создаваемых документов и, как следствие, необходимостью их систематизации и регламентации процедур работы с ними. В настоящее время термин "управление документацией" широко используется во всем мире [10].
В каждой стране методическим обеспечением этой сферы занимается определенная организация. Например, в США это "Национальный архив и управление документацией" (National Archives and Records Administration (NARA)), в Германии – "Schriftgutverwaltung" (управление письменными документами), а в Великобритании – "Records Management". Анализ работ американских и немецких ученых и практиков в области управления документами позволяет сделать вывод о том, что в настоящее время отсутствует единое понимание управления документацией как научной категории. Однако большинство исследователей рассматривают управление документацией как самостоятельную составляющую менеджмента организаций, предприятий и учреждений, а также как информационный ресурс (например, К. Леннон, А. Морделл, К. Хар и др.). Ф. Хортон и К. Леннон рассматривают управление документацией как функцию менеджмента, охватывающую весь жизненный цикл документов, включая их создание, документооборот, временное хранение, передачу на постоянное хранение или уничтожение. С их точки зрения, управление документацией является важнейшим элементом управления информационными ресурсами организации и заслуживает статуса одной из основных функций управления.
……………………………………….
1.2 Особенности организации работы с документами за рубежом
Подходы к управлению документацией за границей демонстрируют ряд отличий от практик, принятых в России в области документационного обеспечения управления и архивного дела. Важно отметить, что организация работы с документами может значительно варьироваться в зависимости от конкретной страны. Тем не менее, в данном процессе прослеживаются и общие закономерности, что обусловлено международным сотрудничеством и влиянием рекомендаций таких международных организаций, как ЮНЕСКО (в рамках программы RAMP), Международный совет архивов, Международная федерация по управлению документацией и Международная организация по стандартизации (ИСО).
В большинстве стран управление документацией базируется на четырех основных компонентах, которые в совокупности обеспечивают эффективность работы с документами и создают благоприятную среду для развития организации за счет систематического использования документированной информации. Эти элементы охватывают весь жизненный цикл документов. Создание документов включает в себя формирование перечня необходимых документов, определение их названий и функций, разработку шаблонов, мониторинг и контроль их использования, а также применение современных информационных технологий для составления документов. Хранение и использование документированной информации подразумевает формирование дел, создание систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов, а также создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии – текущие архивы) [8].
……………………………………….
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Камышев Э.Н. Современное документоведение: Учебное пособие / Э.Н. Камышев, Г. Ю. Литвинцева, О. Ю. Матвеева. – Томск: Издательство Томского политехнического университета, 2022.
2. Кузнецов И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: Справочное пособие для вузов. – Ростов н/Д.: Феникс, 2022.
3. Куняев Н.Н. Документоведение — М.: Логос, 2020.
4. Орлова Г. Изобретая документ: бумажная траектория российской канцелярии / Г. Орлова, И.М. Каспэ. – М.: Новое литературное обозрение, 2023.
5. Панафидин В.А. Теоретические основы документоведения. – Волгоград.: Волгоградское научное издательство, 2022.
6. Аудинов А.Г. Сравнительный анализ систем электронного документооборота // Инновации на основе информационных и коммуникационных технологий. 2023. № 1. С. 313–317.
……………………………………….