Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Организация работы с научно-технической документацией
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях
Документ, регламентирующий правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации (НТД), утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2020 года № 188. Новый свод правил направлен на повышение эффективности работы с научно-технической документацией в государственных и муниципальных учреждениях.
Основные положения документа:
– Научно-техническая документация включает конструкторско-технологическую, проектную, патентную, научно-исследовательскую, технологическую и иную документацию, используемую в научной и хозяйственной деятельности.
– Документы классифицируются по категориям в зависимости от сроков хранения, степени конфиденциальности и области применения.
– Организация хранения НТД должна осуществляться в специально отведенных помещениях, оснащенных средствами пожаротушения, сигнализацией и защитными шкафами. Доступ к конфиденциальным материалам разрешен только сотрудникам, прошедшим аттестацию.
– Обязанность органа власти или организации — своевременно комплектовать фонды НТД, оформлять паспорта документов и следить за полнотой комплекта.
– Каждое учреждение обязано вести журналы учета, каталоги и базы данных НТД, производить регистрацию документов и выдавать справки о местонахождении документов.
……………………………………………...
2.Вебинар
Нормативные акты, регулирующие сроки хранения научно-технической документации (НТД), включают:
– Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»Закон устанавливает общие правила организации хранения документов, а также определяет полномочия органов государственной власти и местного самоуправления в вопросах архивного дела.
– Постановление Правительства РФ от 27.12.2006 № 808 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов»Постановление детально описывает порядок хранения и использования архивных документов, в том числе НТД, устанавливая порядок организации архивов и порядок уничтожения документов, сроки хранения которых истекли.
– Приказ Минкультуры России от 16.02.2020 № 188 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях»Устанавливает требования к оформлению, хранению и использованию научно-технической документации, включая сроки хранения документов и правила их уничтожения.
– Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»Содержит подробную таблицу сроков хранения различных видов документации, включая научно-техническую.
– ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»Нормативный документ, разъясняющий базовые понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле, в том числе понятия «документ», «архивное дело», «срок хранения» и другие.
Научно-техническая документация (НТД) — это особая категория документов, которая требует специфического подхода к учету, хранению и использованию. Ниже рассмотрены основные особенности учета НТД:
Научно-техническая документация включает:
– конструкторскую документацию (чертежи, схемы, технические задания);
– технологическую документацию (проекты, регламенты, инструкции);
– патентную документацию (патенты, свидетельства, заявки);
– исследовательскую документацию (отчеты о НИОКР, испытаниях, экспериментах);
– эксплуатационно-инструктивную документацию (руководства, паспорта, регламенты).
Учет НТД ведется в специальном журнале учета, где регистрируются все поступившие и выданные документы. Журнал учета НТД содержит:
– наименование документа;
– номер документа;
– дату поступления или отправки;
– фамилию и должность ответственного исполнителя.
Каждый экземпляр НТД должен иметь регистрационный номер и маркировку, обеспечивающую идентификацию документа в архиве.
НТД хранится в специально оборудованном помещении (архиве), которое оснащено стеллажами, файлами и папками для хранения документов. К документам обеспечивается доступ только уполномоченных сотрудников, назначенных распоряжением руководителя организации.
Документы хранятся в сухом проветриваемом помещении с температурой не выше +25°C и влажностью не выше 60%. Ценные экземпляры и оригиналы хранятся отдельно от дублетов и копий. Регулярно проводятся сверки наличия документов с журналом учета. Оригиналы НТД хранятся в закрытом помещении под ключом, выдача документов фиксируется в отдельном журнале.
НТД может содержать конфиденциальную информацию, поэтому ее учет и хранение осуществляются в соответствии с законодательством о коммерческой тайне и защите государственной тайны. Документы с грифом «конфиденциально» или «секретно» подлежат специальному учету и контролю доступа.
……………………………………………...
Список источников и литературы
1. Управление документами в современной организации: практич. пособие / С. А. Глотова, Е. В. Кардыш, А. Ю. Конькова, Ю. М. Кукарина, П. А. Кюнг, Л. Р. Париева, Л. В. Сергеева, под общей редакцией Л. А. Ивановой. – М.: ООО «1С-Паблишинг», 2024.
2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28 декабря 2021 года № 142.
3. Инструкция по применению Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 12.12.2023 № 154. https://archives.gov.ru/documents/other/2023-instrukciya-primenenie-perechnya-ntd.shtml