Содержание:
Организация секретарского обслуживания
Функции службы ДОУ
К технологическим функциям относят:
осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам организации;
машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
разработка и проектирование бланков документов;
подготовка документов к отправке.
Организационные функции службы ДОУ :
подготовка к докладу руководству поступающих документов;
организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
организация хранения документов в структурных подразделениях;
организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
организация делопроизводства по обращениям граждан;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
...........................
Работа секретаря с документами
Делопроизводственные функции секретаря: прием и обработка поступающих документов, обработка и отправка исходящих документов, порядок работы с внутренними документами, регистрация документов, контроль исполнения документов, систематизация документов и их хранение, подготовка дел к архивному хранению, определение состава конфиденциальных документов, организация работы с ними, их учет
Секретарь ведет документное обслуживание, к нему относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, систематизация документов, их регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение.
...........................
Организация совещаний, деловых встреч, переговоров руководителя
4. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами организации при подготовке совещания.
Оборудование зала
Секретарь привлекает соответствующие службы организации к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания.
Зал, в котором будет проводиться совещание, должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т. п. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии самого помещения и мест общего пользования.
Со специалистами секретарь проверяет исправность видеотехники, сетевых розеток, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т.п.
По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и передать их технику, обслуживающему аппаратуру.
Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов — на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.
...........................
Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Учебная практика Карточка предприятия ПАО «СИМВОЛ»
Организация секретарского обслуживания
Функции службы ДОУ
К технологическим функциям относят:
осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам организации;
машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
разработка и проектирование бланков документов;
подготовка документов к отправке.
Организационные функции службы ДОУ :
подготовка к докладу руководству поступающих документов;
организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
организация хранения документов в структурных подразделениях;
организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
организация делопроизводства по обращениям граждан;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
...........................
Работа секретаря с документами
Делопроизводственные функции секретаря: прием и обработка поступающих документов, обработка и отправка исходящих документов, порядок работы с внутренними документами, регистрация документов, контроль исполнения документов, систематизация документов и их хранение, подготовка дел к архивному хранению, определение состава конфиденциальных документов, организация работы с ними, их учет
Секретарь ведет документное обслуживание, к нему относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, систематизация документов, их регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение.
...........................
Организация совещаний, деловых встреч, переговоров руководителя
4. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами организации при подготовке совещания.
Оборудование зала
Секретарь привлекает соответствующие службы организации к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания.
Зал, в котором будет проводиться совещание, должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т. п. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии самого помещения и мест общего пользования.
Со специалистами секретарь проверяет исправность видеотехники, сетевых розеток, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т.п.
По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и передать их технику, обслуживающему аппаратуру.
Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов — на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.
...........................