Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Документационное обеспечение управления
Введение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
………………………………….
Глава 1. Теоретические аспекты документационного обеспечения управления
1.1 Понятие, свойства, функции документа. Классификация электронных документов
Документооборот – это процесс движения документов в организации, который охватывает все стадии, начиная от их создания и получения и заканчивая хранением или уничтожением. Эффективная организация документооборота необходима для обеспечения прозрачности, контроля и оптимизации управленческих процессов. Основные элементы документооборота включают в себя различные виды служебной документации, которая может быть как на бумажных, так и на электронных носителях. Реализуя структуру документооборота, организации могут лучше управлять материальными, финансовыми и информационными потоками, поддерживая тем самым производственные и управленческие процессы [6, с. 51].
В Федеральном законе от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред. от 30.08.2022) "Об обязательном экземпляре документов" приводится определение понятие «документ»: «Документ — это материальный или виртуальный носитель с информацией в виде текста, аудио, видео или графики. На документе обязательно есть реквизиты, которые помогают его идентифицировать» [2].
По ГОСТу ("ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст)): «Документ — это закрепленная на материальном носителе идентифицируемая информация, которую получили и хранят физические лица или организации, чтобы использовать в качестве доказательства в деловой деятельности или в правовых спорах» [3].
Таким образом, можно сказать, что документ-это носитель информации, который подтверждает какой-либо факт.
Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст) документ обладает следующими свойствами:
1. Аутентичность.
Документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам;
b) был создан или отправлен уполномоченным лицом;
c) был создан или отправлен в то время, которое указано в документе.
Правила ведения деловых операций, процессы, политика и процедуры, которые контролируют создание, ввод в систему и управление документами, должны быть внедрены и документально зафиксированы для обеспечения аутентичности документов. Участники процесса создания документа должны быть авторизованы и идентифицированы.
2. Достоверность.
Достоверным является документ:
a) содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов;
………………………………….
Список использованной литературы
1. Об обществах с ограниченной ответственностью: Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ (в ред. от 8 августа 2024 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. 1998 г. № 7 ст. 785
2. Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред. от 30.08.2022) // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995 г. № 1 ст. 1.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст. – Москва: Стандартинформ, 2007. – 34 с.
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст. - Москва: Стандартинформ, 2019. – 16 с.
………………………………….