Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Особенности электронных документов как объектов архивного хранения (анализ историографии)
Электронные документы являются отличительным признаком современной информации в мире уже много лет. На сегодня электронные документы внедряются во все аспекты общественной жизнедеятельности.
Следует подчеркнуть, что активное использование электронного документооборота, разработка механизмов сохранения цифровых архивов входят в ключевые задачи формирования современной экономики в РФ.
………………………………………………………………….
1. Понятие и сущность электронного документа
Как известно, «электронный документ» самим своим появлением обязан созданию современных информационно-коммуникационных технологий и начал наиболее активно использоваться в России с конца 1990-х гг. [1, с.43].
За четверть века накоплен значительный объем информации в области изучения электронных документов в делопроизводстве и архиве.
Проблема всестороннего исследования электронного документа как объекта документоведения и архивоведения, была поднята учеными в 1999 г. в рамках аналитического обзора «Архивоведческие и документоведческие проблемы электронных документов».
Ученые предложили практическое понятие «электронному документу», включающее особенности создания цифровых данных: цифровой документ который представляет собой информацию на электронном носителе, способную храниться, передаваться и отображаться с использованием компьютерных технологий, содержащей данные для её идентификации.
Учеными были выделены следующие элементы электронного документа:
– содержание, информация, которая документируется;
– деловые, правовые, делопроизводственные, архивные данные, в которых фиксируются моменты жизни документа;
– метаданные, технологическая информация;
– носитель информации [15, с.24].
В первоначальном законодательстве о цифровой подписи отмечалось единообразие в терминологии из-за непривычности и сложности использования термина «электронный документ». Также остро стояла задача обеспечения юридической значимости таких документов, которую сейчас решают через применение электронных подписей.
В 1999 году на основе технического комитета «Информация и архивные материалы» Международной организации по стандартизации (ИСО) формируется специализированный комитет «Документооборот и архивное управление», выпустивший в 2001 году свой первый мировой стандарт ISO 15489 «Управление документами». Публикация данного стандарта стала отправной точкой внедрения электронных документов в практическую сферу российской документооборота.
Одним из ключевых факторов, обеспечивающих управление электронными документами, является создание, наличие метаданных документа и управление ими в течение жизненного цикла документа.
Исследование проблемы метаданных документов наиболее глубоко было проведено М.В. Ларином и О.И. Рысковым. Ученые обратились к определению этого понятия и его роли в информационной структуре электронного документа как важной части контекстной информации.
В исследованиях М.В. Ларина проблема хранения цифровых бумаг занимает центральное место среди задач обработки электронной документации. Техническая основа электронного файла определяется его форматом. Наиболее предпочтительными оказались форматы PDF и XML, тем не менее, даже тогда стало ясно, что ни один из актуальных электронных документов не дает долговременного хранения данных.
………………………………………………………………….
специализированный комитет «Документооборот и архивное управление», выпустивший в 2001 году свой первый мировой стандарт ISO 15489 «Управление документами». Публикация данного стандарта стала отправной точкой внедрения электронных документов в практическую сферу российской документооборота.
Одним из ключевых факторов, обеспечивающих управление электронными документами, является создание, наличие метаданных документа и управление ими в течение жизненного цикла документа.
Исследование проблемы метаданных документов наиболее глубоко было проведено М.В. Ларином и О.И. Рысковым. Ученые обратились к определению этого понятия и его роли в информационной структуре электронного документа как важной части контекстной информации.
В исследованиях М.В. Ларина проблема хранения цифровых бумаг занимает центральное место среди задач обработки электронной документации. Техническая основа электронного файла определяется его форматом. Наиболее предпочтительными оказались форматы PDF и XML, тем не менее, даже тогда стало ясно, что ни один из актуальных электронных документов не дает долговременного хранения данных.
………………………………………………………………….
2. Организация архивов электронных документов
Всё острее возникают задачи по разработке, структуре и работе с электронными архивами документации.
Термин «электронного архива документации» наравне с «электронным архивом» находит своё отображение в научных публикациях. В значительной степени они совпадают, и рекомендуется воспринимать электронный архив документов как естественное развитие электронной системы документооборота, обеспечивающее централизованно сбор, обработку, сохранение цифровых материалов и подготовку, которые подлежат длительному хранению [1, с.102].
Термины «архив электронные документы» и «электронные архивы» обладают множеством общих черт. В данном случае данные термины описывают механизм организованного сохранения электронных документов, гарантирующий сохранность данных, секретность информации, управление доступом, контроль изменений и оперативную навигацию по документам. Существуют также нюансы между этими терминами. В отечественной научной литературе термин «архив электронных документов» применяется в более узком значении, включающем лишь те материалы, которые были изначально сформированы в цифровом формате и снабжены цифровой подписью. «Электронный архив» содержит архив электронных образов документов, представленных в формате сканеров, и наиболее часто используется.
………………………………………………………………….
Список литературы
1. Баринова, Е. Б. Электронный архив: учебник для вузов / Е. Б. Баринова. — Москва: Издательство Юрайт, 2025. — 166 с.
2. Будник, Р. А. Правовое регулирование электронного документооборота: учебник для вузов / Р. А. Будник; под редакцией М. А. Федотова. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2025. — 68 с.
3. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. — 5-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2025. — 425 с.
………………………………………………………………….