Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Применение электронно- цифровой подписи для организации защиты системы делопроизводства учреждения
ВВЕДЕНИЕ
Управление документами – это циклический процесс, такой же, как и любая работа. Когда говорят, что учреждение функционирует, имеют в виду, что выполняются какие-то определенные действия, необходимые и достаточные для поддержания её жизнедеятельности. Документы одновременно являются свидетельствами деловой деятельности и информационными активами. Они отличаются от других информационных ресурсов на основании их доказательной роли при совершении деловых операций и их опоры на метаданные, которые используются для определения и сохранности контекста, а также применения соответствующих правил по управлению документы.
……………………………………………………
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Сущность и понятие системы делопроизводства организации
В настоящее время делопроизводство является значимой отраслью административно-управленческой деятельности предприятия. Данный процесс охватывает две крупные системы: документирование и организацию работы с официальными документами.
Процесс документирования представляет собой механизм фиксации на различных носителях информации различных данных, необходимых для производственной и управленческой деятельности предприятия. После документирования основной информации осуществляется последующая работа с созданным документом, которая основывается на трех основных блоках: документооборот, использования документа и оперативное хранение [1, с. 145].
Итак, делопроизводство представляет собой такой процесс, который затрагивает различные стадии работы с документацией. Делопроизводство сопоставляют с понятием документооборота, тем не менее данная понятия не идентичны, хотя находятся в тесном соприкосновении между собой.
Документооборот является лишь отдельной стадией работой с документацией, которые находятся между этапами создания документа и его архивирования. Обозначим следующие основные виды делопроизводства:
– общее, подразумевающее необходимость ведения общих документов;
– специальное, подразумевающее собой работу с конкретными бумагами, к примеру с документами по управлению кадрами, бухгалтерскими документами, секретной документацией и т.д.
Делопроизводство включает в себя три основных направления:
1) документирование, то есть процесс создания официального документа, составления документа, заполнения всех необходимых его реквизитов, оформления;
2) организация работы с документами, подразумевающая собой движение документов, осуществление контроля за исполнением основных предписаний данного документа, процесс хранения и использования;
3) систематизация, то есть передача документации в архивы, их официальное опубликование, уничтожение и т.д. [2, с. 71].
Надлежащим образом организованный процесс делопроизводства позволяет эффективно выстроить бухгалтерский, налоговый и управленческий учёт на предприятии, быстро реагировать на изменения внутренней и внешней среды организации, эффективно управлять кадрами и установить с сотрудниками предприятия обратную связь. От грамотного процесса делопроизводства во многом зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних структур предприятия.
С процессом делопроизводства должны хорошо быть ознакомлены все сотрудники предприятия, поскольку они непосредственным образом связаны с процессом документирования.
Делопроизводство требует грамотную организацию потоков документации. Так, можно обозначить три потока документации: – входящие документы, под которыми подразумеваются все документы, созданные на различных видах носителях в других компаниях или государственных органах власти и поступающие от различных субъектов правоотношений.
К такой документации могут быть отнесены письма, предложения, рекомендации, счета и прочие документы.
Важно подчеркнуть, что требуется чёткий процесс управления потоком входящих документов, что требует своевременной регистрации поступающего документа с присвоением его номера и даты, последующей передачи данного документа по назначению, регистрацией принятия данного документа в работу, обязательной отметки о его исполнении или принятых мерах для его реализации, и передачи документов в архив;
– путь исходящей документации определяется стандартами и правилами работы с документами и их видами. Как правило, процесс создания документа начинается с секретаря.
……………………………………………………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами : национальный стандарт Российской Федерации : издание официальное : утверждён и введён в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 марта 2019 г. № 101-ст : введён впервые : дата введения 2020-01-01 / подготовлен Федеральным унитарным предприятием «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия" (ФГУП "Стандартинформ"), Федеральным государственным бюджетным учреждением науки "Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук" (ВИНИТИ РАН), Историко-архивным институтом (Российский государственный гуманитарный университет), Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии международного стандарта, указанного в пункте 4 – Москва : Стандартинформ, 2019.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов. По информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : национальный стандарт Российской Федерации : издание официальное : утверждён и введён в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст : введён впервые : дата введения 2014-03-01 / подготовлен Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства – Москва : Стандартинформ, 2014.
……………………………………………………