Выдержка из работы:
Потоки информации, циркулирующие в окружающем мире, огромны. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффек¬тивную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы – базы данных, позволяющие эф¬фективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы дан¬ных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине [3].
В настоящее время в связи с развитием компьютерной техники появилась возможность автоматизировать многие процессы, в связи с этим увеличился объем обрабатываемой информации. Возникла объективная необходимость автоматизировать большую часть сферы человеческой деятельности.
В ходе практики было принято решение о создании автоматизированной системы управления делопроизводством в представительстве компании Volkswagen.
Создание автоматизированной системы управления делопроизводством является актуальной темой для организации. Создание АИС организации позволит автоматизировать работы, связанные с регистрацией и учетом документов. Из задач, входящих в систему управления документооборотом, можно выделить регистрацию входящих и исходящих документов, автоматизацию документооборота, учет версий проектов, резервное копирование, архивацию старых документов.
Необходимость создания подсистемы управления делопроизводством предприятия обусловлена следующими факторами:
- подсистема обеспечивает соблюдение процесса управления документооборотом предприятия, в результате чего повышается качество работы пользователей;
- увеличение скорости работы, за счет устранения задержек в процессе ввода данных;
- завершение создания общей АИС предприятия для составления отчетности [1].
Создаваемая подсистема призвана обеспечить информационную поддержку документооборота путем создания базы данных, содержащей файлы документов, дату и имя пользователя, их создавшего. Использование данной подсистемы представляет собой актуальную задачу, так как существующий участок деятельности предприятия ранее не был автоматизирован. В данный момент хранение данных осуществляется на разных компьютерах локальной сети в виде архивов. На обслуживание рабочего процесса тратится много времени вследствие ручного труда по переносу данных из одного документа в другой, возможно возникновение ошибок, так как присутствует человеческий фактор.