Выдержка из работы:
Секретариат – структурное подразделение, цель которого - рациональная организация документопотока для эффективности управленческой деятельности и оперативного принятия управленческих решений.
Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации.
Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.
В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.
Документационное обеспечение управленческих решений является определяющим фактором их уровня, оперативности и обоснованности. Основными проблемами, определяющими качество документационного обслуживания руководителей, выступают:
значительное дублирование документов и содержащихся в них данных;
плохая сопоставимость данных в отчетно-статистической документации;
преимущественное документирование и использование текстовых и табличных данных, отличающихся невысоким уровнем информативности;
недостаточный уровень структуризации, типизации и унификации документируемой информации;
недостаточный уровень контроля достоверности и оперативности документируемой информации;
неоправданные ограничения доступа к открытой информации и отсутствие нормативной базы определения степени закрытости данных.
Основы совершенствования документов и документационного обеспечения процессов управления заложены в таких отраслям науки, как документалистика, изучающая методы и средства коммуникации посредством документов; документоведение, разрабатывающее способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документации; архивоведение, информатика и стандартизация. Все шир
Нормативные документы создаются по решению руководства Общества или инициативе одного или нескольких подразделений, участвующих в регламентируемом процессе.
Для разработки сложных нормативных документов могут создаваться временные рабочие группы, порядок образования и работы которых определяется посредством издания соответствующего приказа. В этом случае предложение о разработке нового нормативного документа и издании приказа о создании рабочей группы оформляется в виде служебной записки на имя генерального директора за подписью его заместителя, курирующего подразделение, которое является инициатором создания документа.
Многократное увеличение документационных потоков привело к необходимости перехода на электронный документооборот и внедрение автоматизированной системы управления документационным обеспечением.
При внедрении АС ДОУ в системе документооборота ставилась следующая цель – повысить эффективность внутрикорпоративного управления и качества информационного обеспечения производственной деятельности.
Эффективным средством для повышения эффективности документооборота является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов.
Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
Для продолжения внедрения электронного документооборота и автоматизации системы документационного обеспечения управления необходимо ввести в отдел документооборота должность по экспедированию корреспонденции. Данный работник будет заниматься непосредственной упаковкой, взвешиванием и отправкой корреспонденции.
Также, необходимо пополнить материально-техническую базу отдела, т.е. приобрести франкировальную машину.
Франкировальная машина - машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.
В целом, анализируя результаты внедрения электронного документооборота в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.