Выдержка из работы:
Введение
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что в современном мире при быстром темпе развития рыночных отношений, своевременность и правильность принятия управленческого решения во многом зависит от того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним. Поэтому для обеспечения быстроты принятия верного управленческого решения первому помощнику руководителя (секретарю) необходимо в полной мере изучить документационное обеспечение управления (делопроизводство) – т.е. специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
Так же актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В силу необходимости применения на каждом предприятии и в каждом учреждении вопросам делопроизводства и документационного обеспечения управления уделяется много внимания в литературе. Издаются специальные периодические издания, такие как журнал «Делопроизводство», где большое внимание уделяется техническим сторонам документационного обеспечения управления – правильности и грамотности составления и оформления документов. Также журнал «Секретарское дело», где более полно освещены организационные моменты делопроизводственной деятельности.
2. Анализ системы документационного обеспечения в ООО"Строительная Компания Сургутстройгаз"
2.1. Организация документооборота
Несмотря на, что ООО СК «ССГ» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2004 года. Документационное обеспечение управления в ООО СК «ССГ» осуществляется Общим отделом.
Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Анализируя документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:
- поступающие (входящие);
- отправляемые (исходящие);
- внутренние.
Год Количество входящих документов Количество исходящих документов Количество внутренних документов
Итого
2002 318 389 34 741
2003 539 487 81 1 107
2004 720 680 154 1 554
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, постоянным возрастанием количества работников.
Список используемых источников и литературы
Источники
1. Опубликованные
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.
2. ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
3. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов, 1992.
4. Конституция РФ // Российская газета 25 декабря 1993.
5. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.
6. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 и 2. М., 1994.
7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.
8. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.
9. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2000.
10. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
11. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.
12. Кодекс законов о труде РФ. М., 2001.
2. Неопубликованные
13. Устав ООО СК «ССГ» - М.: 2001 (машинопись)
14. Должностные инструкции сотрудников ООО СК «ССГ».
15. Распорядительные документы руководства ООО СК «ССГ»
16. Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии. Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2001г. Москва. http://www.eos.ru/res.html.
3. Литература
17. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.
18. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.
19. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85
20. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.
21. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2002. №1. С. 86-93.
22. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.
23. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.
24. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 32-38
25. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.