Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Автоматизация бухгалтерского учета и перспективы ее развития.
Автоматизация управления и учета на предприятии это словосочетание в настоящее время у любого руководителя ассоциируется с чем-то одновременно желанным, полезным, непонятным и дорогим. Почему-то абсолютное большинство считает, что если начинать автоматизацию – то обязательно быстро, сразу на всех участках, и после нее остается только ожидать глобального эффекта (если хватит сил и денег довести ее до конца).
Но все таки, автоматизация – это, прежде всего, снижение либо устранение непроизводительных затрат времени на различных участках предприятия.
Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учета. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления. Это вызвано следующими факторами:
-• задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;
-• бухгалтерский учет собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия;
-• автоматизация бухгалтерского учета стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях. Принятый Государственной Думой закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию.
Но во всех начинаниях существуют и проблемы. Хорошо, когда в стандартной конфигурации программы автоматизации бухгалтерского учета, которую решит приобрести руководитель организации существует авансовый отчет. Прекрасный и удобный документ, но нет возможности создания следующего отчета с графами Авансовый отчет, сотрудник, назначение аванса, сумма отчета, принятая сумма (с итогами по заданным графам). Тем более нет возможности отобрать отчеты, допустим, с назначением аванса – командировочные расходы. Если командировок много то бухгалтер будет выполнять непроизводительную работу создавать такую выборку для руководителя.
Основная проблема при автоматизации предприятия – это то, что ни руководитель, ни сотрудники бухгалтерии, экономических и финансовых служб не могут точно сформулировать требования. Поэтому они соглашаются с предложениями исполнителей. Исполнители, в свою очередь, предлагают то, что видели «где-то» и «у кого-то». Что получается в результате – ни исполнители, ни заказчики конкретно не знают о чем идет речь, не имеют определенных целей. Если на данном этапе не хватает смелости остановиться – то предприятие за хорошие деньги получит ряд красивых вещей, которые будут иметь несколько недостатков: несоответствие специфике предприятия, чрезмерная запутанность и сложность, ну и, наконец, абсолютная невостребованность. Поэтому автоматизация в последнее время и стала таким модным предметом, который, в общем, не нужен, но если есть большие деньги, то можно и внедрить – хуже не будет.
С целью избежания подобного нужно уяснить автоматизация бухгалтерского учета это не набор интересных и непонятных вещей. Это, в первую очередь, качественная оптимизация существующих на предприятии процессов из сферы бухгалтерии, экономики, финансового анализа. И нет нужды, начинать автоматизацию с внедрения новых процессов, гораздо эффективнее качественно повысить уровень исполнения существующих.
Преимущества такого подхода следующие:
1. Уже на первом этапе можно осознать – способен ли исполнитель выполнить возлагаемые на него задачи. Если уже автоматизированы участки кассы, подотчета, основных средств и материалов, и это облегчило работу бухгалтера это одно. Но если нет явных преимуществ нововведений перед старой системой то стоит ли продолжать?
2. В ходе работ по автоматизации следует получить представление о возможностях новой системы, после чего будет возможно сформулировать требования к ней в отношении других участков.
3. По завершении процесса автоматизации предприятие получает реальную отдачу от внедрения системы, которая будет заключаться в существенной экономии времени сотрудников.
Не один десяток проектов остановились из-за ситуации, когда, то, что внедрили на 50% оказалось совершенно не нужно заказчику (полезные мысли, пришедшие со временем), но исполнитель очень хотел бы получить за это деньги. В таких случаях, как правило, обе стороны либо идут на конфликт и расстаются (что, к сожалению, происходит чаще), либо находят компромисс и продолжают работать более аккуратно и осмотрительно (что реже).
Необходимо помнить, что во время и после завершения автоматизации бухгалтерского учета предприятия появятся затраты на обучение персонала (Если сидел на счетах-фактурах человек, никогда не видевший компьютера и делающий их вручную, то проблемы будут, если сотрудник знает компьютер, легко обучаем то их будет гораздо меньше). Таким образом, эксплуатационные расходы можно регулировать, но не избежать. Временами привлекать фирму или нанимать сотрудника (программиста) придется. Абсолютных решений не существует и изменения вносить нужно.
Бухгалтерский учет нужно автоматизировать — это понимает любой бухгалтер. Но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать и какова его роль в этом процессе. Как следствие — пассивность со стороны бухгалтера при внедрении на предприятии автоматизированной системы учета, его разногласия с руководством. А ведь он — лицо заинтересованное и должен если уж не управлять процессом установки системы, то по крайней мере активно участвовать в нем.
На сегодняшний день компьютеры применяются довольно широко. Они используются практически во всех областях деятельности человека. Однако первое, с чего в большинстве случаев начинается автоматизация учреждения, – это бухгалтерский учет.
Процесс автоматизации бухгалтерского учета можно разделить на несколько основных этапов, выполнение которых должно осуществляться последовательно:
Постановка проблемы (в том числе оценка необходимости автоматизации и возможностей предприятия).
Выбор программного продукта и технического обеспечения (в т.ч. формирование требований к программно-аппаратному комплексу).
Внедрение программного продукта (в т.ч. адаптация его под конкретные условия работы предприятия и обучение персонала).
Послегарантийное обслуживание программно-аппаратного комплекса (в т.ч. изменение программного продукта в соответствие с изменяющимся законодательством и условиями работы предприятия, ремонт и настройка компьютерной техники и т.д.).
Поэтому несомненна актуальность выработки этапов эффективной автоматизации бухгалтерского учета организации и планомерный процесс внедрения программ автоматизации.
Задачей дипломной работы является разработка эффективной технологии автоматизации бухгалтерского учета организации.
Для достижения поставленной цели в дипломной работе были поставлены и решены следующие задачи:
1. Характеристика современного состояния и проблем, а также актуальность автоматизации бухгалтерского учета.
2. Рассмотрение теоретических основ бухгалтерского учета как основы эффективного управления (требования к автоматизированной бухгалтерской системе, особенности компьютерной обработки данных).
3. Определение этапов эффективной технологии автоматизации бухгалтерского учета и внедрения автоматизированной программы бухгалтерского учета.
4. Выявление основных перспективных направления автоматизации бухгалтерского учета.
Предмет исследования дипломной работы автоматизация бухгалтерского учета ООО «XXX».
При анализе существующих систем автоматизации бухгалтерского учета и выработке технологии по их внедрению использовались различные методы: таблично-иллюстративный; аналитический; статистический.
Дипломная работа имеет следующую структуру: введение, три взаимосвязанных главы, заключение, список использованной литературы и приложения.
Во введении отражены проблемы, актуальность, цели, задачи, предмет и методы исследования автоматизированных систем бухгалтерского учета.
В первой главе представлен теоретический материал относительно сущности, актуальности и современного состояния автомтаизации бухгалтерского учета в России.
Во второй главе содержатся теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета, требования к автоматизированным бухгалтерским системам и анализ наиболее распространенных в России.
В третьей главе, находятся мероприятия, направленные на разработку и внедрение эффективной автоматизации бухгалтерского учета.
В заключении даны общие выводы по всей дипломной работе.
Список используемой литературы содержит: нормативно-законодательные акты, учебные пособия по бухгалтерскому учету и проблемам автоматизации, статьи журналов «Бухгалтер и компьютер», «Бухгалтерский учет и аудит», «Информационные технологии» и др.
В приложении приводится иллюстративный материал к работе.