Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Совершенствование организации и технологий документационного обеспечения управления на предприятии
на примере предприятия ФГУП ФЦДТ "Союз"
Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.
В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.
Документационное обеспечение управленческих решений является определяющим фактором их уровня, оперативности и обоснованности. Основными проблемами, определяющими качество документационного обслуживания руководителей, выступают:
*
*
Письмо – информационно-справочный документ, используемый для обмена информацией между ФГУП ФЦДТ «Союз» и сторонними организациями, физическими лицами.
Письмо составляется, если не существует других способов разрешения вопроса. Письма готовятся как ответы на запросы сторонних организаций или физических лиц, а также могут создаваться по инициативе должностных лиц Общества.
Первые страницы писем, направляемых за подписями генерального директора и его заместителей, печатаются на бланках должностных лиц; за подписями главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений – на официальных угловых бланках предприятия.
При изготовлении визового экземпляра письма бланк не применяется.
Письма в адрес органов государственной власти Российской Федерации, в органы местного самоуправления, а также в зарубежные страны подписываются только руководством предприятия в пределах установленной компетенции.
Оригиналы писем, оформленные на соответствующих бланках, должны иметь следующие обязательные реквизиты: «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Адресат», «Текст», «Подпись», «Отметка об исполнителе». В письмах-ответах в установленном месте бланка обязательно оформление реквизита «Ссылка на дату и регистрационный номер» с указанием номера и даты документа, на который дается ответ.
Если текст письма содержит более четырех строк, должен быть оформлен реквизит «Заголовок к тексту», объем которого не должен превышать 150 печатных знаков (пяти строк длиной не более 30 печатных знаков каждая). Заголовок письма выделяется курсивом.
При наличии приложения к письму обязательно оформление реквизита «Отметка о наличии приложения».
Внутренняя переписка – процесс обмена документированной информацией между должностными лицами в пределах предприятия. Основными видами документов, формирующих внутреннюю переписку, являются: служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, заявление.
Служебная записка – документ, предназначенный для передачи или запроса информации, направляемый должностным лицом другому должностному лицу в пределах предприятия. Служебные записки осуществляют коммуникативные связи, как на горизонтальном, так и вертикальном уровне и составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
*
*
Эффективным средством для повышения эффективности документооборота является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления. Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
Для продолжения внедрения электронного документооборота и автоматизации системы документационного обеспечения управления необходимо ввести в отдел документооборота должность по экспедированию корреспонденции. Данный работник будет заниматься непосредственной упаковкой, взвешиванием и отправкой корреспонденции. Также, необходимо пополнить материально-техническую базу отдела, т.е. приобрести франкировальную машину. Франкировальная машина - машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.
Для разгрузки сотрудников Секретариата и упорядочения работы с архивными документами и документами постоянного и длительного хранения, необходимо ввести структурную единицу – архив Общества, которая будет заниматься архивной работой по всему учреждению, а не по отдельным структурным подразделениям.