Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Организация электронной системы документооборота.
Введение
Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа документов. При этом традиционные методы работы с последними становятся малоэффективными. На помощь приходят системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют создавать и обрабатывать документы электронными средствами.
В рамках СЭД электронные версии документов могут существовать наряду с бумажными либо вместо них. Система, осуществляющая электронный документооборот, должна обеспечивать возможность легкого перевода документов из бумажной в электронную форму и быть оснащена средствами защиты документов (криптография, электронная подпись), соответствующими требованиям законодательства.
Понятие электронного документооборота весьма широко: можно сказать, что электронное движение документов началось, как только люди научились отдавать друг другу документы в электронном виде. На сегодняшний день в России нет формального определения электронного документооборота. Пожалуй, лучше всего нам подходит принятый на Западе термин — «системы электронного управления документами». Компания IDC дает следующее определение: «Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Системы ЭУД, как правило, поддерживают работу с текстовыми документами, изображениями, электронными таблицами, аудио-, видеоданными и документами Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность».
Элементы электронного документооборота можно встретить практически в любом, даже самом небольшом офисе. И вместе с тем, он же является основной целью федеральной программы «Электронная Россия», за реализацию которой берутся без преувеличения лучшие кадры от бизнеса и государства.
Как было сказано выше, термин «документооборот» формализовать сложно, этот термин отечественный и понятие его достаточно размыто. Поэтому под электронным документооборотом, как правило, понимают целый комплекс средств автоматизации различных видов деятельности, которые можно разделить на несколько групп.
Технический директор департамента ПО компании «Оптима» Ефим Старостин выделяет четыре такие группы.
Первая группа — это средства создания и модификации электронных документов. По части этого вида деятельности уровень автоматизации на наших предприятиях можно считать достаточно высоким. Действительно, сегодня использование текстовых и табличных процессоров, графических редакторов, средств сканирования и распознавания документов уже
Вторая составляющая комплекса — средства автоматизации делопроизводства. Этот вид деятельности обеспечивает типизацию оформления и учета (регистрации) документов на предприятии. Эти средства также далеко не редкость в российских компаниях, на рынке представлено множество недорогих отечественных продуктов. Типизации оформления можно достичь также за счет использования офисных программных пакетов. А программные приложения, обеспечивающие картотечный учет и регистрацию входящих и исходящих документов, поручений и даже автоматизирующие в том или ином виде контроль их исполнения, можно найти практически на любом достаточно крупном предприятии. Как правило, на крупных предприятиях такие приложения разрабатываются силами собственного отдела АСУ.
Достаточно динамично внедряются элементы третьей группы — системы электронной почты и организации коллективной работы с документами, которые автоматизируют процесс передачи и обработки документов внутри предприятия.
Что касается четвертой группы, то здесь начинаются серьезные проблемы.
По словам Ефима Старостина, «все прочие составные части того комплекса, которым является „электронный документооборот“, как правило, отсутствуют».
А что же еще осталось? Важнейшие подсистемы — систематизированный архив электронных документов, средства автоматизации деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла и управления деятельностью персонала, привлекаемого к этой работе (workflow), извлечение знаний из корпоративных хранилищ знаний (knowledge management) и многое другое. Уровень применения этих технологий, обязательных с точки зрения полноценной организации документооборота, на наших предприятиях можно считать зачаточным. И в то же время Ефим Старостин признает, что большинство компаний вполне осознают важность организации документооборота: «Массы вполне „созрели“ и осознанно приступили к выбору тех решений, которые призваны превратить набор используемых предприятиями фрагментарных средств автоматизации работы с документами в комплексные системы электронного документооборота». С ним не согласен Владимир Баласанян, генеральный директор «Электронных офисных систем»: «К сожалению, многие руководители пока не понимают, какой мощный и единственный в своем роде механизм управления они могут получить, насколько может повыситься эффективность управленческой деятельности. В этой связи и нам, и другим компаниям, занимающимся автоматизацией документооборота, приходится значительную часть времени посвящать научно-просветительской деятельности, связанной с документационным управлением».
Итак, что же должна представлять собой идеальная система электронного документооборота? Прежде всего, она должна обеспечивать все функции бумажного документооборота до тех пор, пока часть жизненного цикла документа протекает в бумажной форме. Иначе предприятию придется поддерживать две технологии документооборота, причем, в общем случае, на одном и том же множестве документов.
А вот какой видит СЭД Владимир Баласанян: «Помимо традиционных учетно-контрольных функций, свойственных системе бумажного документооборота, СЭД должна поддерживать современный набор функций для работы с собственно электронными документами. Это — преобразование бумажных документов в электронные, организация защиты и разграничения доступа, маршрутизация, механизмы обсуждения и согласования документов, публикации, подписка на рассылку извещений об изменениях в документах, механизмы контекстного поиска, взаимодействие с системами электронной почты, использование современных web-технологий документальных порталов и многое другое».
На сегодняшний день степень автоматизации документооборота зависит, прежде всего, от двух факторов: от уровня компьютеризации предприятий и отношения к вопросам организации управления их руководителей. Если говорить об абсолютных цифрах, то на отечественном рынке комплексных систем документооборота присутствует всего несколько активно работающих компаний. А число организаций, в которых используется самая распространенная система, не превышает нескольких сотен.
Безусловно, по мере создания локальных сетей, охватывающих управленческий персонал предприятия, появляется интерес к использованию той или иной технологии электронного документооборота. Однако внедрение сколько-нибудь серьезной системы управления документационной деятельностью требует осмысленной позиции руководителей предприятия. Та же ситуация, что и с ERP, только масштабы поменьше.