Содержание:
1. Документоведение
1.1. Документ и его место в системе управления. Понятия «информация» и «документ», их развитие. Связь информации и документа. Основные факторы, определяющую рациональную организацию информационно-документационого обеспечения управленческой деятельности.
1.2. Значение нормативно-методической регламентации документирования и делопроизводства. Характеристика действующих законодательных и нормативно-методических актов, регламентирующих создание и оформление документов и документационное обеспечение управления
1.3. Понятие «формуляр документа». Типовой формуляр его развитие. Формуляр современного документа, его характеристика
1.4. Понятие «унификация» и «стандартизация» документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине ХХ вв. Понятие «система документации», развитие систем. Понятие «унифицированные системы документации». Назначение и состав УСОРД.
1.5. Понятие «юридическая сила документа». Состав реквизитов документов, правила их оформления. Подлинники и копии. Виды копий. Порядок их удостоверений.
1.6. Алгоритм подготовки документа
1.7. Общие требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к их оформлению. Лингвистические особенности текстов служебных документов. Официальный деловой стиль и его особенности
1.8. Характеристика состава и область применения организационных, распорядительных, информационных документов; требовании к их составлению и оформлению. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Проанализировать предложенную подборку документов, выявить и прокомментировать ошибки.
1.9. Сложные комплексы. Государственные архивы. Сеть государственных архивов. Ведомственные архивы. Виды ведомственных архивов. Понятие «объединенный архив». Их виды.
2. Организация и технология ДОУ
2.1. Организационные формы производства. Их зависимость от специфики и организационной структуры учреждения. Структуры и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений. Требования к структуре и составу информации Положения о службе делопроизводства. Регламентация должностных обязанностей работников службы ДОУ. Назначение инструкции по делопроизводству, требования к ее разработке, составу информации. Порядок ведения в действие.
2.2. Основные требования к организации документооборота в организациях и учреждениях. Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота. Основные этапы прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.
2.3. Задачи регистрации документов, ее организация. Формы регистрации документов, их сравнительные характеристики и состав информации. Взаимосвязь процессов регистрации, контроля за сроками исполнения документов, информационно-справочной работой.
2.4. Обеспечение сохранности документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Номенклатура дел, ее значение и применение в делопроизводстве. Виды номенклатур дел. Методика составления номенклатуры дел. Значение номенклатуры дел в технологии работы с документами.
Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов. Формирование дел как техническая операция делопроизводства. Правила формирования в дела документов отдельных категорий.
2.5. Понятие «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Возникновение, развитие экспертизы. Современная нормативно-методическая регламентация.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, ее назначение и порядок проведения. Экспертные комиссии учреждений, их функции, порядок создания и работы
2.6. Состав комплекса работ, проводимых службой делопроизводства при сдаче документов в архив организации. Требования к оформлению дел при подготовки их к сдаче в архив. Правила составления описей постоянного и временного хранения, порядок их оформления.
3. Компьютерные технологии ДОУ
3.1. Понятие информационно-компьютерной технологии ДОУ. Технология создания, хранения, обновления документов. Возможности электронного документооборота
3.2. Регистрационная карта документа. Назначение и возможности использования. Реализация контроля исполнение документов на базе регистрационных карт
3.3. Организационные и технические проблемы контроля за исполнением документов. Возможности реализации контроля исполнения документов в среде MS Office. Реализация типовых задач делопроизводства на примере пакета MS Office
3.4. Проектирование и создание таблиц в среде MS Access для БД «Документы». Примерный состав и структура классификаторов. Использование классификаторов при заполнении таблиц
3.5. Возможности разработки типовых запросов для отбора документов и контроля исполнения в среде MS Access (на примере прототипа БД «Документы»)
3.6. Возможности создания композиционных документов в среде MS Office. Принцип связывания и встраивания объектов (OLE-технология). Принцип динамического обмена данными (DDE-технология). Примеры
3.7. Понятие корпоративной БД и корпоративной ИС. Технология «клиент-сервис». Модели коммуникаций, поддерживаемых Lotus Notes. Структура программного обеспечения Lotus Notes
3.8. Понятие базы данных в Notes. Типы документов в БД Notes. Понятие и назначение формы и «представления» для БД Notes.
3.9. Справочная правовая система «Консультант Плюс». Состав и структура. Принципы построения информационного банка системы (ИБС). Средства поиска в информационном банке системы «Консультант Плюс». Карточка реквизитов системы «Консультант Плюс». Поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск
3.10. Основные компоненты системы баз данных и их взаимодействие
4. Информационное обеспечение управления
4.1. Классификация информации и ее роль в информационном обеспечении управления
4.2. Содержание и структура информационного обеспечения управления современных организаций
4.3. Проблема обеспечения юридической силы документов в условиях применения информационных технологий. Юридическая сила документов на машинных носителях.
4.4. Обеспечение достоверности и сохранности документной информации в системах обработки данных
4.5. Проблемы гармонизации информационного обеспечения управления России и международных информационных система. Законодательное регулирование информационных процессов в России и за рубежом
4.6. Задача и организация системы внедрения унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Международная стандартизация информационных процессов и ее роль в информационном обеспечении управления
5. Оргпроектирование
5.1. Определение понятий «объект» и «субъект» оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления
5.2. Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа
5.3. Классификация методов исследования систем управления и их краткая характеристика
5.6. Оптимизация численности работников службы ДОУ на базе изучения и анализа их трудозатрат. Формы и методы комплексной регламентации труда работников службы ДОУ
5.7. Оценка и проектирование условий труда в системе управления. Основные мероприятия по внедрению оргпроекта совершенствование систем управления
Выдержка из работы:
1. Документоведение
1.1. Документ и его место в системе управления. Понятия «информация» и «документ», их развитие. Связь информации и документа. Основные факторы, определяющую рациональную организацию информационно-документационого обеспечения управленческой деятельности.
В России термин “документ” был переведён Петром. Первым именно как “письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия “документ” выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия “информация”, которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий “документ” и “информация”. Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия “информация” не могли не отразиться также и на определении понятия “документ”.
Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию “информация”. Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.
2.4. Обеспечение сохранности документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Номенклатура дел, ее значение и применение в делопроизводстве. Виды номенклатур дел. Методика составления номенклатуры дел. Значение номенклатуры дел в технологии работы с документами.
Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов. Формирование дел как техническая операция делопроизводства. Правила формирования в дела документов отдельных категорий.
Номенклатура дел —это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.