Выдержка из работы:
ВВЕДЕНИЕ
Каждый день на предприятии составляется, печатается и копируется масса различных документов. Это неотъемлемая часть деятельности каждой организации. Однако далеко не каждая из них уделяет должное внимание отслеживанию данного процесса. А ведь объективная картина расходов на операции, связанные с документами, позволяет более рационально распределить бюджет. Именно поэтому анализ документооборота организации – важнейший шаг на пути к стабильному и успешному ведению бизнеса. Зачастую подобная работа выполняется сторонними организациями, имеющими большой опыт в решении подобных вопросов.
Данный процесс позволяет упорядочить потоки документации и дает возможность сократить расходы на создание и обработку документов. Оптимизация структуры документооборота и анализ эффективности сокращает расходы, благодаря грамотному расположению техники, применению современных и экономичных печатающих устройств и сокращению времени сотрудников на операции с документами.
Устанавливая порядок управления документами, учреждения должны следовать таким правилам:
-Централизация операция приема, первичной обработки и отправки документации;
-Сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
-Однократность регистрации; маршрутизация отдельных документов;
-Снижение уровня подписания документов; внесение конкретных резолюций; максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.
Любая фирма должна отражать происходящие в ней процессы в документах. Это нужно для внутренней организации, это требуется для составления отчетов в различные контролирующие органы. Причем все используемые бумаги и сведения постоянно обновляются: появляются одни, устаревают другие. Ну и, наконец, идет обмен между подразделениями, отделами, просто специалистами. Весь этот процесс и есть документооборот в организации. Сам документ представляет собой материальный объект, на котором зафиксирована информация в виде текста, записи звука или видеоизображения. Последние две категории еще некоторое время назад вообще в качестве документов юридических лиц не рассматривались. Однако сейчас, когда невиданными темпами развивается организация электронного документооборота, такие формулировки никого не удивляют.
...........
1. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАОБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1. Порядок движения документов на предприятии
Документ – очень ёмкое понятие. Он используется в многочисленных и разнообразных сферах деятельности людей, является предметом изучения во многих научных дисциплинах. Поэтому нельзя выстроить однозначного определения этому понятию.
Смысл и значение документа зависит от того, в какой сфере деятельности человека он используется. Ведь в юриспруденции с помощью документа можно засвидетельствовать или доказать что-либо, в исторической науке – это ценный источник информации о событиях прошлого, а в производстве и бизнесе правильно организованное документационное обеспечение управления - это залог успеха, ведь документ здесь – основной носитель деловой информации, с помощью которого фиксируются и передаются управленческие решения.
Очень важно учесть, что в отличие от газет, журналов, книг, которые содержат переработанную информацию, документ является ее первичным источником, ведь именно здесь она фиксируется впервые [2, с.48].
Сферу деятельности, которая обеспечивает документооборот и работу с официальными документами на предприятии, традиционно называют делопроизводством. Этот термин появился в России еще в XVIII веке. Причем изначально словом дело обозначали судебную тяжбу или административный вопрос, решаемые властными органами. Соответственно, делопроизводством обозначалась деятельность, связанная с принятием окончательных решений по данным вопросам. Позднее делом стали называть собранные в определенной последовательности и по определенным правилам документы.
Тогда считалось, что документооборот - это организация работы, направленная на рациональное построение государственного аппарата в целом, распределение обязанностей между различными исполнителями и службами. В 1931 году институтом техники управления была сделана первая попытка регламентировать единые принципы организации делопроизводства. Были изложены правила, согласно которым должны производиться прием, доставка документов, правила исполнения, регламентация подписания. Следующие этапы развития экономики получили законодательное регулирование такого понятия, как делопроизводство, где основной акцент делался на отдельные технические операции. Программа документооборота этими законодательными актами не упоминалась, хотя по сути все сводилось как раз к организации движения документов.
.....