Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Автоматизация делопроизводства
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако, сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Цель дипломной работы состоит в исследовании системы современного документооборота предприятия и направлений её улучшения.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
• ознакомление с организационной структурой фирмы;
• изучение функций, задач, основных видов деятельности фирмы;
• рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ЗАО «XXX»;
• изучение организации службы документационного обеспечения управления фирмы, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
• изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
• разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
• внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
Предметом исследования являются взаимоотношения структурных элементов системы документационного управления .
Объектом исследования выступает ЗАО «XXX».
Структурно Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.
В первой главе даны теоретические характеристики современной системы документооборота, и рассмотрены виды систем автоматизации документационного обеспечения управления;
Во второй главе проанализирована система документооборота ЗАО «XXX» и даны рекомендации по её улучшению;
Третья глава работы посвящена возможности внедрения автоматизации документооборота в ЗАО «XXX», проведен подбор системы автоматизации и рассмотрена эффективность её внедрения.
В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.
Источниками для написания работы послужили Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения Т.В. Кузнецовой, В.И.Андреевой, М.В. Кирсановой, М.В. Стенюкова и других.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот предприятия», источниками для написания дипломной работы явились нормативные материалы ЗАО «XXX»:
- Устав фирмы;
- должностные инструкции сотрудников;
- приказы и указания руководства ЗАО «XXX» и другие материалы.